Dokumenty

RODO — ochrona danych osobowych

Jawna część dokumentacji ochrony danych osobowych Ninja Club Kraków.

CZĘŚĆ I. POLITYKA PRYWATNOŚCI — DO PUBLIKACJI

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest DI SPORT SPÓŁKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA, z siedzibą przy ul. Stawowej 18A, 32-040 Świątniki Górne, KRS 0000852397, NIP 9442268655, REGON 386635268, prowadząca Ninja Club przy ul. Księcia Józefa 54A, 30-206 Kraków, dalej „Administrator” albo „Ninja Club”.

Kontakt w sprawach danych: kontaktdisport@gmail.com, tel. +48 517 827 720, adres korespondencyjny: ul. Księcia Józefa 54A, 30-206 Kraków.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ według aktualnej oceny nie zachodzi obowiązek z art. 37 RODO. Ocena jest ponawiana po zmianie skali lub sposobu przetwarzania.

Pytania i wnioski można składać bez obowiązku użycia specjalnego formularza. Administrator może poprosić o dane konieczne do potwierdzenia tożsamości.

2. Jakie dane i skąd otrzymujemy

Od klienta lub opiekuna: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dziecka potrzebne do zapisu i organizacji zajęć, wybrana usługa, grupa, terminy, informacje o odbiorze, reklamacje oraz dane fakturowe.

Z systemów: identyfikatory rezerwacji i płatności, status transakcji, logi, adres IP, dane urządzenia, ustawienia zgód i cookies. Administrator nie otrzymuje pełnego numeru karty, kodu BLIK ani danych logowania do banku.

Od dziecka lub personelu: informacje zgłoszone w związku z bezpieczeństwem, wypadkiem lub Standardami Ochrony Małoletnich — wyłącznie w zakresie koniecznym.

Od organów, ubezpieczyciela lub innych osób: dane związane z postępowaniem, roszczeniem, wypadkiem lub obowiązkiem prawnym.

Dane o zdrowiu zbieramy tylko, gdy są rzeczywiście potrzebne dla bezpiecznego udziału; preferujemy praktyczne zalecenia (np. alergia i sposób reakcji) zamiast pełnej dokumentacji medycznej.

3. Cele, podstawy prawne i okresy

Cel: Dane i podstawa · Jak długo
Zapytania i kontakt: Dane kontaktowe i treść wiadomości; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i budowaniu relacji; art. 6 ust. 1 lit. b, gdy kontakt zmierza do umowy. · Do zakończenia sprawy, następnie zwykle 12 miesięcy; dłużej, gdy korespondencja jest częścią umowy, reklamacji lub roszczenia.
Rezerwacja i umowa z klientem: Dane klienta, usługi i rozliczenia; art. 6 ust. 1 lit. b RODO. · Przez wykonanie umowy, następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia i czasu niezbędnego do obrony roszczeń.
Organizacja bezpiecznego udziału dziecka: Imię, wiek, grupa, obecność, osoby uprawnione do odbioru i minimum informacji bezpieczeństwa; art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes bezpiecznego wykonania usługi zawartej z opiekunem. · Przez udział i okres rozliczeń/roszczeń; listy robocze usuwa się lub anonimizuje po utracie przydatności.
Dane o zdrowiu: Minimum informacji koniecznych do bezpiecznej reakcji; art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda, gdy jest właściwą podstawą; w nagłym zagrożeniu może mieć zastosowanie art. 9 ust. 2 lit. c. Każdy inny przypadek wymaga udokumentowania podstawy. · Do zakończenia udziału albo wcześniejszego cofnięcia zgody, chyba że dane są potrzebne do obsługi wypadku lub roszczenia.
Płatności PayU i zwroty: Dane transakcji i rezerwacji; art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO, a dla wyjaśnienia nadużyć lub roszczeń — lit. f. · Zgodnie z okresem umowy, księgowości, reklamacji i roszczeń.
Księgowość i podatki: Dane fakturowe i płatnicze; art. 6 ust. 1 lit. c RODO. · Co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, albo dłużej, jeżeli wymaga tego prawo/postępowanie.
Reklamacje, wypadki i roszczenia: Dane sprawy; art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO; dane zdrowotne — odpowiednia przesłanka z art. 9 ust. 2, m.in. lit. f przy roszczeniach. · Do zakończenia sprawy i upływu terminów roszczeń; dokumentów objętych postępowaniem nie usuwa się do jego prawomocnego zakończenia.
Ochrona małoletnich: Zgłoszenia, interwencje i ustawowa dokumentacja; art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o ochronie małoletnich, a uzupełniająco lit. f. Dane szczególne lub o czynach przetwarzamy tylko w niezbędnym zakresie, na podstawie właściwej przesłanki art. 9 lub 10 RODO i prawa krajowego. · Według wagi sprawy, obowiązków dokumentacyjnych, czasu postępowania i terminów roszczeń; konieczność jest przeglądana co najmniej raz w roku.
Weryfikacja personelu pracującego z dziećmi: Dane identyfikacyjne, wyniki sprawdzeń rejestrowych i informacje o niekaralności; art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 10 RODO w związku z art. 21 ustawy. · W aktach osobowych lub dokumentacji osoby przez okres wynikający z prawa pracy i ustawy; dostęp ściśle ograniczony.
Marketing e-mail/SMS/telefon: Dane kontaktowe i zgoda; art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. · Do cofnięcia zgody lub ustania celu; dowód zgody i sprzeciwu może być przechowywany przez czas potrzebny do rozliczalności i obrony roszczeń.
Wizerunek: Zdjęcie/nagranie; art. 6 ust. 1 lit. a RODO i zezwolenie z art. 81 prawa autorskiego, gdy jest wymagane. · Do cofnięcia zgody, upływu wskazanego okresu lub utraty celu; usuwamy z własnych kanałów bez nieuzasadnionej zwłoki.
Strona, bezpieczeństwo i cookies: Logi/niezbędne cookies — art. 6 ust. 1 lit. f RODO i wyjątek z art. 399 ust. 3 PKE; opcjonalna analityka/reklama — zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 PKE. · Logi przez okres uzasadniony bezpieczeństwem; cookies według tabeli w panelu zgód, nie dłużej niż wskazany czas życia lub do cofnięcia zgody.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane niezbędne do rezerwacji, zawarcia i wykonania umowy są dobrowolne, ale bez nich nie możemy przyjąć zapisu lub wykonać usługi.

Dane podatkowe i informacje wymagane przy weryfikacji personelu są obowiązkowe, gdy wynika to z prawa.

Zgody marketingowe, na opcjonalne cookies i publikację wizerunku są dobrowolne i nie wpływają na możliwość zakupu lub udziału.

Nie należy przesyłać pełnej dokumentacji medycznej, numeru PESEL dziecka ani skanów dokumentów, jeżeli Administrator wyraźnie o nie nie poprosił i nie uzasadnił potrzeby.

5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

System rezerwacyjny ActiveNow — w zakresie zapisów, komunikacji, rozliczeń i obsługi konta, na podstawie właściwej umowy i ustaleń ról.

PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań — w zakresie płatności, zwrotów i reklamacji; PayU może działać jako odrębny administrator w zakresie obowiązków płatniczych.

Dostawcy hostingu, domeny, poczty, kopii zapasowych, wsparcia IT, księgowości, obsługi prawnej i ubezpieczeniowej — na podstawie umowy lub obowiązku poufności i tylko w niezbędnym zakresie.

Trenerzy i personel — wyłącznie na podstawie upoważnienia i zgodnie z zasadą potrzeby wiedzy.

Policja, prokuratura, sądy, pomoc społeczna, organy podatkowe i inne organy — gdy obowiązek lub uprawnienie wynika z prawa.

Użytkownicy strony lub mediów społecznościowych — tylko w odniesieniu do materiału opublikowanego zgodnie z konkretną zgodą lub inną udokumentowaną podstawą.

Aktualną listę konkretnych dostawców, ich ról, lokalizacji danych i umów Administrator prowadzi w rejestrze wewnętrznym.

6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nie zakładamy przekazywania danych poza EOG, chyba że wynika to z użycia konkretnego dostawcy chmury, analityki lub mediów społecznościowych. Przed takim użyciem weryfikujemy lokalizację i podstawę transferu. Jeżeli dochodzi do transferu, stosujemy mechanizm z rozdziału V RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne wraz z oceną i dodatkowymi zabezpieczeniami. Informację o mechanizmie można uzyskać pod adresem kontaktowym.

7. Prawa osób

dostęp do danych i kopia; sprostowanie; usunięcie i ograniczenie — w przypadkach przewidzianych w RODO;

przenoszenie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;

sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec podstawy z art. 6 ust. 1 lit. f oraz bezwarunkowy sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego;

wycofanie zgody w każdym czasie, bez wpływu na wcześniejsze zgodne przetwarzanie;

skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Wniosek może zostać przedłużony o dwa miesiące, gdy jest złożony lub liczny; informujemy o przyczynach w pierwszym miesiącu. Prawa nie są bezwzględne — odmowę lub ograniczenie zawsze uzasadniamy.

8. Informacja dla dzieci

Twoje dane w Ninja ClubPotrzebujemy kilku informacji, żeby zapisać Cię do grupy, wiedzieć, kto może Cię odebrać, i zadbać o bezpieczeństwo. Nie musisz zgadzać się na reklamowe wiadomości ani zdjęcia w Internecie. Możesz zapytać, jakie mamy dane, poprosić o poprawienie błędu albo powiedzieć, że nie chcesz publikacji zdjęcia. Porozmawiaj z opiekunem, trenerem lub napisz do Klubu.

9. Wizerunek dzieci

Zgoda jest odrębna, konkretna dla kanałów i możliwa do cofnięcia. Nie łączymy jej z obowiązkową akceptacją regulaminu.

Przed publikacją uwzględniamy zdanie dziecka adekwatnie do wieku i dojrzałości oraz ryzyko utraty kontroli nad materiałem.

Nie publikujemy treści naruszających godność, przedstawiających dziecko w stroju lub sytuacji intymnej, podczas urazu, kary lub silnych emocji ani pozwalających ustalić jego bieżący harmonogram.

Po cofnięciu zgody usuwamy materiał z kanałów pod naszą kontrolą. Nie możemy zagwarantować usunięcia kopii wcześniej pobranych przez osoby trzecie, ale podejmujemy rozsądne działania w zakresie prawa i możliwości technicznych.

10. Cookies i technologie podobne

Niezbędne cookies służą transmisji, bezpieczeństwu, sesji, formularzom i funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika. Nie wymagają zgody, lecz są opisane w panelu.

Analityczne, funkcjonalne i reklamowe technologie uruchamiamy dopiero po uprzedniej zgodzie, jeżeli nie są niezbędne. Brak zgody nie może blokować podstawowej rezerwacji lub płatności.

Panel zgód umożliwia równie łatwe odrzucenie i akceptację kategorii, zapisuje wybór i pozwala go zmienić. Do czasu zgody skrypty nie mogą się ładować.

Aktualna lista cookies musi wskazywać nazwę, dostawcę, cel, kategorię i czas działania. Sama instrukcja zmiany ustawień przeglądarki nie zastępuje panelu zgód.

11. Zautomatyzowane decyzje i zmiany polityki

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na osobę. Jeżeli model ten się zmieni, przekażemy wymagane informacje przed rozpoczęciem. Politykę aktualizujemy po zmianie prawa, usług, dostawców lub sposobu przetwarzania; nową wersję oznaczamy datą i publikujemy w tym samym miejscu.